TABLAS

Una base de datos no es sólo una tabla que incluye campos y registros, sino que añade consultas, formularios, informes, macros e incluso páginas Web. Access es uno de los programas de administración de bases de datos más utilizados del mercado, un programa idóneo tanto para el ámbito empresarial como para el uso personal.Como novedad importante en la versión 2003 destaca la identificación de los errores comunes, ofreciendo después la opción de corregirlos. Además, ofrece mejoras en cuanto a la facilidad de uso y la ampliación de la capacidad de importar, exportar y trabajar con archivos de datos XML e incluye una nueva función que ayuda a los desarrolladores de bases de datos a identificar dependencias de objetos.Este libro muestra paso a paso los conceptos básicos necesarios para comprender el funcionamiento de la aplicación. Aprenderá funciones básicas, como crear una tabla o añadir registros y aspectos más avanzados, como crear formularios personalizados o aplicar filtros. Para quien no haya utilizado nunca una base de datos, esta guía será su primer contacto con un mundo útil e interesante.

Tablas

Almacenar y administrar los datos
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros

Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de información para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la información acerca de un producto, por ejemplo, el nombre del producto, el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.

Creando una tabla

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La información de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes.La información de pedidos que antes se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Pedidos.
Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta.

Vista Diseño de la tabla

En la vista Diseño de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.

Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue más campos. Si el nombre de un campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo.
La configuración del tipo de datos (tipo de datos de campo: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o números, pero un campo de tipo Numérico sólo puede almacenar datos numéricos.) de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, si desea que un campo almacene valores numéricos que puede utilizar en cálculos, establezca su tipo de datos en Numérico o Moneda.
Se utiliza una etiqueta única, denominada clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) para identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para referirse a registros relacionados de otras tablas.
Las propiedades de los campos son un conjunto de características que proporcionan control adicional sobre cómo se almacenan, escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un campo.